İş Toplantılarında Kaçınılması Gereken 4 Yaygın Hata

İş toplantıları kurumsal iş yaşamının değişmeyen ve bir  o kadar da çalışanlar için can sıkıcı olarak nitelendirilen unsurudur. Toplantılardan bunalan, toplantıların hiçbir işe yaramadığını düşünen ve toplantıları zaman kaybı olarak kabul eden çalışanların sayısı azımsanamayacak kadar fazladır. Şirket stratejilerinin belirlendiği, ürün veya hizmetler ile ilgili detaylı görüşmelerin yapıldığı, önemli kararların alındığı ve bilgilendirici sunumlarla desteklenen toplantı süreçleri sıklıkla tekrarlandığında çalışanların motivasyonunu da düşürmektedir.

Uzun süren toplantıların çalışanların üretkenliğini azalttığı, gereksiz toplantıların ise çalışanların şirketten uzaklaşmasına neden olduğu yapılan anket sonuçlarında net bir şekilde görülmektedir. Toplantıların şirket işleyişi için kaçınılmaz olması; yöneticilerin toplantılara verdikleri önemi arttırmaları gerektiği sonucunu doğurmaktadır. Toplantıların çekilmez olmaması için bir amaca hizmet etmeleri ve yöneticilerin toplantılar için ön hazırlık yapmaları beklenmektedir. Aksi takdirde iş planlarını bozan ve verimliliği düşüren gereksiz detaylar olarak görülmelerinin önünde hiçbir engel kalmaz. Bu yazımızda toplantıları çekilmez hale getiren ve çalışanların en çok rahatsız oldukları konuları ele alacağız.

Amacı Olmayan Toplantılar

Spesifik bir amacı olmayan toplantılar çalışanlar için gereksiz olarak nitelendiriliyor. Toplantı yapılıyor ve çalışılacak süreçte toplantı için zaman ayrılıyorsa; bu toplantıların amacı olması doğrultusunda çalışanlar hemfikir kalıyor. Bu nedenle toplantı düzenlenmeden önce toplantıyı yönetecek olan yöneticilerin ve sorumlu ekibin toplantıda neler konuşulacağını, hangi konuda karar alınacağını ve tartışılacağını net bir şekilde belirlemeleri öneriliyor. Toplantıların verimliliğini arttırmak ve aynı zamanda çalışanların katılımını sağlamak adına toplantı öncesi tüm hazırlıkların tamamlanmış olması büyük önem taşıyor. Amacı olmadığı halde düzenlenen toplantılar çalışanların yöneticilere olan saygısını da azaltıyor.

Toplantıda Kullanılan Dil Toplantının Kalitesini Etkiliyor

Başlıktan yola çıkarak toplantıda kullanılan dilde özel bir jargon kullanılması önerildiği düşünülebilir, ancak durum gerçekte tam tersidir! Toplantı esnasında çalışanların motivasyonun sağlanması amacıyla ya da sunum yapan kişinin tercihi olduğu için sinerji, paradigma vb. trend sözcüklerin kullanılması çalışanlar tarafından hoş karşılanmıyor.

Toplantıda kullanılan kelimelerin etkisi çalışanlar tarafından düşünüldüğünden çok daha fazla dikkate alındığını hatırlatmak istiyoruz. Sadece prestij için kullanılan moda kelimeler toplantının samimiyetini ve yöneticilerle çalışanlar arasındaki doğal bağı zayıflatıyor.

Önerilen İçerik: Başarılı Yöneticilerin Kullanması Gereken 3 Kelime

Toplantıda Dikkat Dağıtıcı Davranışlar Rahatsızlık Yaratıyor

Igloo Software tarafından gerçekleştirilen bir anket sonucunda çalışanların bulunduğu toplantılarda yöneticilerin dikkat dağıtıcı hareketler yapmasının rahatsızlık yarattığı ortaya çıkarılmıştır. Yemek yemek, telefonla ilgilenmek, çalan telefonlara cevap vermek, tek düze hareketler yapmak; hem çalışanların dikkatini dağıtıyor hem de toplantının ciddiyetinin sorgulanmasına neden oluyor.

Teknolojinin Doğru Kullanılmaması Önemli Sorunlar Arasında Yer alıyor

Sunumun açılması, ekran paylaşılması ve video konferanslar günümüz iş dünyası için toplantıların olmazsa olmazı haline gelmiştir. Toplantıların teknolojiye bağımlı hale gelmesi değil ama; teknolojinin kullanılamaması en büyük toplantı sorunları arasında yer almaktadır. Şirketlerin teknolojik donanım bakımından hiçbir eksiklikleri yokken toplantıyı yönlendiren kişilerin teknolojik yetersizlikleri toplantıların verimliliğini düşürmekte ve süresini uzatmaktadır. Bu durum ise çalışanların hali hazırdaki ön yargılarını körüklemeye yetmektedir.

Toplantı Gerçekten Gerekli mi?

Çalışanların toplantılarda verimlerinin düşmemesi, konuyla ilgilenmeleri ve toplantıyı ciddiye almaları için toplantı organize edilmeden önce sağlam bir çalışma yapılması gerekmektedir. Toplantı gündemi belirlendiğinde gündemin toplantıya değer olup olmadığı sorgulanmalıdır. Sadece toplantı yapmış olmak için yapılması, en önemli toplantılara girerken bile çalışanların konsantrasyonu üzerinde etkili olacaktır. İş akışının bozulmaması, iş yeri verimliliğinin çoğaltılması için yöneticiler toplantı süreçlerini her zamankinden daha fazla dikkate almaları gerekmektedir.